审计记录是所有财务控制流程的“支柱”，保存着公司透明度的所有真实证据。在法律法规日益严格，特别是新法规不断出台的背景下，这一点尤为重要。 决定 11/2023/QD-KTNN 自2023年10月21日起生效，完全取代 决定 04/2020/QD-KTNN因此，掌握这些文档的组成部分不仅是审计人员的责任，也是内部会计人员保护企业免受法律风险的重要要求。
审计档案不仅是存档文件，更是一套完整的证据系统，反映了从计划到最终结论的整个审计过程。拥有超过30年经验的MAN – Master Accountant Network深知，一套符合最新法规的标准化、完整审计档案能够帮助企业缩短对账时间、降低税务风险，并提升其在监管机构中的信誉。
审计文件要点总结
审计档案是由审计师编制、收集和保存的一系列文件，用于记录审计的证据、计划和结果。该档案既是审计意见的法律依据，也证明了审计工作符合专业标准，并且是评估审计质量的依据。
该规定适用于被审计单位、独立审计机构和国家审计机关。根据最新规定，审计档案必须在审计报告出具之日起45天内完成并提交存档。
什么是审计文件？它对内部会计为何如此重要？
为有效管理财务风险，第一步是正确理解审计文档的性质。从专业角度来看，审计文档是一份“工作日志”，记录了所有现金流和经济交易的痕迹。根据越南审计准则（VSA），该文档包含内部控制程序、详细测试以及利益相关方确认等信息。
对于内部会计人员而言，审计文档是至关重要的保障。熟悉第 11/2023/QD-KTNN 号决定中审计人员所需的文档清单，可以避免在审计团队突然要求解释时措手不及。随时备有审计文档有助于会计部门证明会计分录的准确性，从而在计算企业所得税时保障费用的合法性。
在MAN——会计师大师网络，我们坚信，清晰的审计记录是会计系统良好运行的最有力证明。它能消除企业主与会计人员之间的猜疑，并建立符合国际标准的透明、专业的工作流程。
审计文件目录中包含哪些文件？
根据与第11/2023/QD-KTNN号决定一同发布的条例第3条，审计文件清单已得到非常详细的标准化。 审计 根据国家法规和现行标准，必须包含以下五大类文件：
- 审计小组的总体审计报告： 本次审计的战略文件、决策和总结报告合集。
- 审计团队提供的详细审计报告： 它包含事实证据、详细的电子表格以及每项具体任务的确认记录。
- 用于核实审计结论和建议执行情况的文件： 本文件记录了收到正式报告后采取的纠正措施。
- 处理投诉、请愿和诉讼的记录： 保存与法律纠纷或实体与审计团队之间分歧点解释相关的文档记录。
- 控制记录 审计质量: 由首席审计师或相关部门负责人设立，负责监督审计团队自身的合规情况。
上述清晰的分类便于信息的存储和检索。对于企业会计人员而言，了解这种结构有助于确定文件在整个审计档案中的哪个部分，从而进行相应的准备工作。
审计团队的一般审计档案中包含哪些文件？
这是会计师需要特别注意的一点。根据第11/2023/QD-KTNN号决定颁布的条例第4条，一般审计档案包含多达29种不同类型的文档和文件。任何一项的遗漏都可能降低整个审计档案的法律效力。
规划和决策文件组
- 这些文件是在调查和制定总体审计计划期间收集的。
- 拟定总体科技规划及相应的评估审批文件。
- 该报告包括完整的总体技术和经济计划以及任何必要的调整或补充。
- 审计决定以及调整或补充审计团队权限的决定。
财务报告和数据录入团队
- 经审计的报告包括： 财务报告预算结算报告，投资资金结算报告。
- 与审计报告中的数字和信息相关的其他报告应包括对原始数字的任何更改。
指令和行政文件
- 一份请求就审计活动提供指导的报告。
- 国家审计署领导或首席审计官向审计组下达的指示和指令。
- 检查和行动指导会议纪要以及代表团团长和副团长的工作日志。
- 审计团队例会和特别会议纪要。
组建团队并汇报结果
- 起草审计报告以及审核和批准文件。
- 向被审计单位发送一封信函，请求其对审计报告草稿提出意见。
- 被审计单位的书面意见和解释，并附上佐证材料。
- 审计团队对该部门意见的回应和解释。
- 批准与被审计实体共同撰写的报告草案会议纪要。
出版和后期审计团队
- 提交的文件以及最终的审计报告现已正式发布。
- 咨询部门与牵头单位之间交换的文件。
- 质量控制团队提交的报告期内的质量控制报告。
- 正式发布文件附在审计报告之后。
- 各单位审计结果通知书发放情况报告。
- 正式文件，将结论和建议通知相关各方。
特殊法律案件和违法行为
- 如果专业判断存在分歧，报告保留表达审计团队成员意见的权利。
- 审核质量检验和验证的会议记录和报告。
- 本文件用于与相关部门沟通政策和法规事宜。
- 行政处罚决定、违规报告和执法文件（如有）。
- 已发现与该案相关的、包含腐败证据的文件。
- 质量评估结果及其他相关文件。
根据这份详细清单，MAN建议会计师主动将公司文件分类到相应的类别中，以便在准备审计文件时，一切都在掌控之中。
提交审计记录的最后期限是什么时候？
在审计记录管理中，截止日期始终是一个热门话题。根据第11/2023/QD-KTNN号决定第9条第2款的规定，关于文件提交细节的规定如下：
提交审计记录的截止日期不得晚于审计报告出具之日起45天。审计组组长负责组织编制清单，并将所有文件提交至牵头单位的总务部门存档。若该单位没有总务部门，则由首席审计员指定部门存档。
对于接受独立审计的企业而言，虽然45天的要求主要适用于国家审计署，但国际惯例和专业标准也要求审计文件在报告签署后60天内打包归档。遵守这一时限有助于确保证据的完整性，并避免在正式结论出炉后数据变更造成的影响。
分析一般审计文件和年度审计文件之间的差异。
混淆这两种类型的文件往往会导致会计师准备不必要的额外文件，或者遗漏必要的文件。以下是详细的对比表格，可帮助您轻松区分它们：
| 标准 | 永久审计文件 | 当前审计文件 |
| 自然 | 包含变化频率低且在多个时期内都具有价值的信息。 | 包含特定财政年度的证据。 |
| 主要内容 | 营业执照、公司章程、组织结构图、薪酬规定、长期合同。 | 年度审计计划、试算表、确认函以及该年度收支证明文件。 |
| 更新频率 | 仅当企业发生法律或结构变化时才进行更新。 | 每次年度审计都必须进行全新的审计工作。 |
| 效用值 | 它有助于审计人员了解实体的内部控制框架和环境。 | 它是对当年财务报表中的数据形成意见的直接依据。 |
在 MAN – Master Accountant Network，我们经常建议客户维护一个数字化的“永久审计档案”。这样，您每年只需专注于“年度审计档案”，从而减轻会计部门在审计季的工作量。
专业内部会计师准备审计文档的核对清单。
为了确保与审计团队的工作流程顺畅，避免出现细微错误，会计人员需要创建一份结构清晰的检查清单。一份完美的审计档案始于文件整理的井然有序。
法律和行政记录
这是整个审计文件的基础。请确保文件完整：
- 营业执照（最新版本）。
- 分许可（如果该企业属于受监管行业）。
- 公司章程和内部财务规章。
- 董事会或成员委员会关于投资和贷款决策的会议记录。
会计系统
审计员将检查审计报告与会计记录是否一致：
- 试算表详细到第 3 层或第 4 层。
- 总账包含所有有余额或交易的账户。
- 敏感账户详细分类账：111、112、131、141、331、641、642。
- 注意：所有会计记录必须由编制人（即首席会计师）签字，如果打印在纸上，则必须加盖印章。
第三方验证
这是使审计报告具有高度说服力的最重要部分：
- 截至交割日的银行余额确认函。
- 应收账款调节表上有客户和供应商双方的完整签名和印章。
- 如果应付账款出现差异，会计必须提供详细的解释说明差异原因。
资产和库存记录
- 截至12月31日的现金和库存盘点会议记录。
- 固定资产折旧计划及工具和设备的分配。
- 证明资产来源的文件：购买发票、海关申报单、交接记录。
人事和税务记录
- 工资记录、劳动合同和社会保险文件的清单。
- 增值税申报表、个人所得税申报表、企业所得税申报表以及向国家预算缴款的通知。
- 如果纳税申报表上的税额与会计记录不符，且没有给出解释，审计报告将被评为负面。
为什么企业在准备审计文件时经常出错？
MAN 三十余年的经验表明，许多会计师即便尽职尽责，仍会收到保留意见，或被审计团队发现存在诸多错误。其主要原因在于审计文档中“审计追踪”的缺失。
许多企业拥有发票却缺少发货单，拥有合同却缺少验收报告，或者拥有付款凭证却缺少主管机构的审批函。当审计记录中各文件之间缺乏逻辑联系时，审计人员有权质疑交易的完整性。
此外，未能及时更新以符合新规（例如第11/2023/QD-KTNN号决定）会导致文件清单编制错误，浪费双方时间。审计记录保存不善，包括遗失确认函或对账会议记录，也是常见的错误，会降低会计部门的公信力。
MAN专家根据审计结果对风险管理进行评估。
作为一名资深审计专家，MAN认为审计记录并非应对风险的工具，而是治理风险的工具。一套完善的审计记录能够有效反映企业对运营和合规风险的管控情况。
事实上，在平阳省第一郡、第七郡或工业区等地区，税务稽查和国家审计部门的审查力度非常严格。给会计师们的建议是，要像严格的审计员一样，事先仔细审查自己的账目。
如果您发现一笔大额支出只有一张发票，请问问自己：“如果我是审计员，我会相信这笔支出是合理的吗？” 如果答案不够令人信服，请立即在审计档案中添加佐证材料。这种积极主动的做法将使您在参加任何审计会议时都充满信心。
来自 MAN – Master Accountant Network 的业务支持解决方案
MAN – Master Accountant Network 不仅提供审计服务，更致力于完善贵公司的审计文档体系。我们拥有一支经验丰富的注册会计师团队，他们深谙越南税务风险管理的实际情况，并致力于与贵公司内部会计团队紧密合作，构建稳健的文档体系。
审计文件审查和咨询服务
我们将进行“试审”，全面审查您的档案。任何法律漏洞或税务风险都将在正式审计开始前被发现并解决。这有助于企业避免巨额罚款，并确保财务报告的准确性和公正性。
灵活透明的解决方案包
在MAN，我们深知每个企业都有其独特的特点。我们的服务定价旨在适应每个企业的规模：
- 中小企业： 重点在于优化归档流程和税务合规性。
- 外商直接投资企业： 确保审计文件符合越南和国际标准。 国际财务报告准则（IFRS）.
- 多元化企业集团： 用于管理系统性风险和整合复杂报告的解决方案。
我们承诺对审计文件中所有数据绝对保密，并对我们的专业建议承担最高责任。
案例研究：胡志明市外商直接投资企业审计文件的保存
2024年，MAN接管了位于第七区的一家外商直接投资（FDI）企业，该企业原有的审计档案存在严重问题。由于会计人员频繁变动，根据第11/2023/QD-KTNN号决定编制的文件清单严重不完整，导致原审计公司拟出具无法表示意见的审计报告。
MAN团队立即投入工作，指导新会计恢复对账记录，与银行合作获取确认函，并重建整体审计文档体系。经过三周的努力，我们帮助该公司完成了一套逻辑清晰的文档，最终说服审计团队全面接受审计结果。这一成果不仅帮助该公司提高了数据透明度，也有助于其维护在海外母公司中的良好声誉。
总结
审计记录反映了公司的财务状况和合规情况。掌握第 11/2023/QD-KTNN 号决定中规定的文档要求并准备一份详尽的检查清单，不仅能确保审计流程顺利进行，还能帮助企业改进其管理体系。
无论在任何情况下，MAN – Master Accountant Network 都随时准备为您提供支持，分担审计文件的繁琐工作。凭借我们对法律的深刻理解和30年的实践经验，我们致力于让所有客户完全放心。
MAN – Master Accountant Network 的服务联系信息
- 地址：胡志明市新顺坊43街19A号
- 手机/扎洛：0903 963 163 – 0903 428 622
- 电子邮件：man@man.net.vn
内容制作：先生 黎黄宣 – MAN – Master Accountant Network 的创始人兼首席执行官，越南注册会计师，拥有超过 30 年的会计、审计和财务咨询经验。
关于审计文件的常见问题
逾期提交审计文件超过45天是否会受到处罚？
对于国家审计署而言，逾期提交审计记录违反职业程序，可能根据行业法规受到纪律处分。对于企业而言，未能按时完成记录会增加文件丢失的风险，并给后续审计检查带来困难。
与旧法规相比，第 11/2023/QD-KTNN 号决定有哪些新内容？
该决定为一般审计文件的组成部分增加了更多细节（最多 29 项），明确了首席审计师的职责，并在数字时代建立了更严格的质量控制流程。
创建电子审计文件时应考虑哪些因素以确保其法律有效性？
电子文件必须具有有效的数字签名，存储在能够确保其无法被篡改或修改的系统中，并且能够按照会计法的要求，在 10 年期限内随时以可读格式导出。
会计师可以拒绝提供审计所需的文件吗？
企业有义务提供与审计相关的完整信息。拒绝提供或提供不完整信息可能导致审计师出具保留意见或无法表示意见，从而对企业的过往业绩产生负面影响。
永久审计档案应包含哪些内容？
所需文件包括：公司章程、营业执照、组织结构图、财务规定、重要会议记录、利益相关者名单以及超过 5 年的长期经济合同。
为什么需要保留审计记录长达 10 年？
根据会计法和审计文件指导文件，需要 10 年的期限来便利税务审计、资本结算和解决长期存在的经济纠纷。
